Jak przygotować księgozbiór do digitalizacji?

Wielu osobom wydaje się, że digitalizacja zaczyna się w momencie położenia książki na skanerze. To błąd, który często kosztuje godziny dodatkowej pracy i poprawki. Prawdziwa praca zaczyna się jeszcze na półce. 

Właściwe przygotowanie książek do skanowania to 80% sukcesu projektu – decyduje o tempie pracy, jakości obrazu i bezpieczeństwie oryginałów. Brud, kurz czy zapomniana zszywka mogą nie tylko zepsuć skan, ale trwale uszkodzić drogi sprzęt optyczny. W tym artykule, bazując na 35 latach doświadczenia zespołu skanowanie.pl, pokażemy Ci krok po kroku, jak przygotować fizyczne zbiory, by proces cyfryzacji przebiegł gładko i bezpiecznie.

Krok 1: Selekcja i ocena stanu zachowania

Zanim dotkniesz skanera, musisz wiedzieć, z czym masz do czynienia. Nie każda książka nadaje się do każdego urządzenia. Pierwszym etapem jest segregacja zbiorów na trzy grupy:

1. Stan dobry i standardowy format: Książki, które można otwierać bezpiecznie (kąt 100-120 stopni), z czystym papierem. One trafią na szybkie skanery planetarne.

2. Stan delikatny / starodruki: Książki z kruchym papierem, uszkodzonymi grzbietami lub bardzo ciasnym szyciem. Te wymagają specjalnych kołysek "V-shape", jakie posiadają np. skanery An2Di czy CONE.

3. Dokumenty luźne: Jeśli posiadasz teczki z luźnymi kartkami, trzeba je oddzielić. Po usunięciu spinaczy można je przepuścić przez szybkie skanery z podajnikiem (ADF), co przyspieszy pracę 10-krotnie.

Organizacja projektu na tym etapie pozwala dobrać odpowiedni sprzęt do materiału, zamiast męczyć się z jednym urządzeniem do wszystkiego.

Krok 2: Higiena i czyszczenie przed digitalizacją

Kurz to wróg numer jeden optyki. Drobinki pyłu na soczewce lub szybie skanera będą widoczne na każdym kolejnym skanie jako irytujące kropki lub paski. Dlatego czyszczenie przed digitalizacją jest obowiązkowe.

Odkurzanie mechaniczne

Każdy wolumin należy oczyścić z powierzchniowego kurzu. Używamy do tego pędzli z miękkim, naturalnym włosiem (najlepiej kozim), wymiatając kurz od grzbietu na zewnątrz. W przypadku bardzo zakurzonych archiwów stosuje się specjalistyczne odkurzacze muzealne z regulacją siły ssania.

Dezynfekcja i fumigacja

Jeśli wyczuwasz charakterystyczny zapach stęchlizny lub widzisz plamki pleśni – STOP. Takiej książki nie wolno kłaść na skaner, by nie zarazić innych zbiorów i operatora. W takich przypadkach konieczna jest fumigacja. W skanowanie.pl stosujemy i dystrybuujemy systemy do ekofumigacji BioMist – ekologiczną metodę dezynfekcji, która zabija grzyby i bakterie, ale jest bezpieczna dla papieru i ludzi.

Krok 3: Usuwanie elementów obcych

To najbardziej żmudny, ale kluczowy etap. Musisz przejrzeć każdą stronę i usunąć wszystko, co nie jest częścią książki:

• Zakładki, fiszki, post-ity: Zasłonią treść podczas skanowania.

• Zszywki, spinacze, szpilki: Bezwzględnie do usunięcia! Metalowy element może porysować szybę skanera planetarnego lub zniszczyć rolki w skanerze ADF. Naprawa takiej usterki to koszt rzędu kilku tysięcy złotych.

• Zagięte rogi: Należy je delikatnie wyprostować, aby tekst był czytelny i aby nie powodowały zacięć.

Podsumowanie

Poprawne przygotowanie księgozbioru do digitalizacji to inwestycja, która zwraca się błyskawicznie. Czyste, posegregowane i sprawdzone pod kątem metalowych elementów książki skanuje się 2-3 razy szybciej. Unikasz też kosztownych awarii sprzętu i konieczności powtarzania skanów z powodu "włosów" czy kurzu na obrazie.

Zanim włączysz skaner:

1. Oceń stan i wydziel obiekty wymagające specjalnej troski.

2. Oczyść zbiory z kurzu i w razie potrzeby zdezynfekuj.

3. Usuń wszystkie spinacze i ciała obce.

Potrzebujesz pomocy w ocenie stanu swojego archiwum lub szukasz sprzętu do dezynfekcji? Skontaktuj się z nami. Doskonale znamy te problemy od podszewki i chętnie doradzimy najlepsze rozwiązanie dla Twojej instytucji.